Was tun, wenn ich eine Beanstandung von der Lebensmittelkontrolle erhalte?

Vielleicht ist es dir auch schon passiert: Du hast eine Beanstandung von der Lebensmittelkontrolle bekommen und es wurden Massnahmen angeordnet. Jetzt weisst du nicht, wie du vorgehen sollst.

Wir haben schon einige Inspektionsberichte, Beanstandungen, Verfügungen usw. von der Lebensmittelkontrolle gesehen. Aufgrund unserer Erfahrungen mit Lebensmittelbetrieben empfehlen wir dir im Falle einer Beanstandung folgendes Vorgehen:

Beanstandung entgegennehmen, Luft holen und durchatmen

Hol erstmal tief Luft und atme durch. Lass folgendem Gefühl, das wir gleich vorstellen und das sich oftmals einstellt, keine Chance: Viele Lebensmittelunternehmende kontaktieren uns das erste Mal, wenn sie eine Beanstandung bekommen haben. Nicht wenige äussern das Gefühl, die kontrollierende Person hätte ganz bestimmt etwas gegen sie höchstpersönlich. Wir kennen hingegen keinen einzigen Fall, bei dem wir dies unbestritten unterschreiben könnten. Im Gegenteil, wenn wir die Inspektionsberichte und Verfügungen lesen, können wir darin oftmals Wohlwollen und Pragmatismus erkennen. Nicht selten wären wir mit unseren Kunden und Kundinnen wohl strenger als die Lebensmittelkontrolle.

Bericht/Beanstandung/Verfügung verstehen

Wir stellen immer wieder fest, dass sich die Lebensmittelunternehmer zu spät Hilfe holen. Oft ist es der Fall, dass wir nicht etwa einen Tag nach Eintreffen der Beanstandung, sondern erst 14 Tage oder später nach Ablauf der Frist zur Stellungnahme kontaktiert werden. Dies verkompliziert die Sache für alle Beteiligten manchmal unnötig.
Im Zeitraum der gewährten Frist, hat man oft noch mehr Möglichkeiten eine gute Lösung für alle Beteiligten zu finden. Durch das verstreichen lassen der Frist, werden aber manchmal Verwaltungsvorgänge ins Laufen gebracht, die nur schwer zu stoppen sind. Sobald also eine Beanstandung bei dir auf dem Tisch liegt, solltest du sie unbedingt sofort zu verstehen versuchen. Ist sie für dich nachvollziehbar und findest du sie objektiv betrachtet gerechtfertigt?
Wenn du zum Schluss kommst, dass die Beanstandung gerechtfertigt ist, solltest du die angeordnete(n) Massnahme(n) fristgerecht umsetzen. In den meisten Fällen wird die Umsetzung der Massnahmen nicht bei Ablauf der Frist, sondern erst bei der nächsten ordentlichen Kontrolle geprüft. Deshalb gilt es darauf zu achten, dass die angerordneten Massnahmen nicht nur im Moment umgesetzt werden. Sie müssen viel mehr im Betrieb bzw. im Tagesablauf implementiert werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass bei der nächsten Kontrolle von den Kontrollpersonen wieder dieselbe Situation vorgefunden wird. In diesem Fall wird logischerweise der Eindruck entstehen, dass die angeordneten Massnahmen gar nicht umgesetzt wurden. Und das gilt es zu vermeiden.

Rechtzeitig auf das Schreiben der Lebensmittelkontrolle reagieren

Wir wollen dich hier nicht auffordern die Beurteilungen der Lebensmittelkontrolle grundsätzlich zu hinterfragen. Aus unserer Erfahrung wissen wir aber, dass es nicht selten zu Beanstandungen kommt, weil die Lebensmittelunternehmer während der Inspektion oder Kontrolle zu wenig präsent waren. Nicht selten geht etwas vergessen oder man reagiert aufgrund der speziellen Situation nicht richtig und gibt deshalb nicht korrekt Auskunft. Die Kontrollliste wird ausgefüllt, aber während dem Besuch der Lebensmittelkontrolle kam es dir nicht in den Sinn sie zu zeigen. Du hast nicht genau verstanden, was von dir gefordert wird, wolltest aber nicht nachfragen, weil du dich nicht getraut hast. Alle diese Fälle lassen sich meist in kürzester Zeit klären und du hast mit einer prompten Stellungnahme die ganze Sache schnell wieder vom Tisch.
Manchmal werden aber Massnahmen gefordert, die nicht so rasch umzusetzen sind. Unter gewissen Umständen dauern sie so lange, dass die gegebene Frist nicht ausreichen wird, um den Missstand beheben zu können. In diesem Fall lohnt es sich, eine Fristverlängerung mit der Lebensmittelkontrolle auszuhandeln. So verschaffst du dir Luft und mehr Zeit eine geeignete Lösung zu finden. Ist dein Anliegen berechtigt und handelt es sich nicht um eine reine Zeitschinderei, wird oft darauf eingegangen, sofern keine Sicherheitsgründe dagegensprechen. Wichtig ist, dass du deinen ehrlichen Willen zeigst, auch wirklich etwas ändern zu wollen.

Das Lebensmittelrecht ist komplex und deshalb gibt es manchmal verschiedene Interpretationsmöglichkeiten. In einigen Fällen sehen wir Beurteilungen, die unseres Erachtens auch anders hätten ausfallen können. Im Falle, dass die angeordneten Massnahmen bei den Lebensmittelunternehmen eine ungerechtfertigterweise missliche Situation auslösen, lohnt es sich eine Einsprache zu schreiben. Darin gilt es zu beschreiben, weshalb man anderer Ansicht ist und weshalb man mit den angeordneten Massnahmen nicht einverstanden ist. Manchmal hat man so Aussicht auf eine Verbesserung der Situation. Bevor du dies aber machst, empfehlen wir dir jemanden zu fragen, der sich mit dem Lebensmittelrecht auskennt.

Neutrale Aussensicht einholen

Grundsätzlich solltest du immer, wenn du dir deiner Einschätzung nicht sicher bist, deine Interpretation mit jemand anderem besprechen. Dies ist meist die bessere Option, als die Faust im Sack zu machen. Zeige das Schreiben einer neutralen Person. Sie kann dich oft beruhigen, wenn die Emotionen hoch gehen.
Manchmal ist es wenig hilfreich den Berufskollegen zu fragen. Dieser berichtet dir dann vielleicht von einer Situation, in der eine andere Massnahme oder gar keine getroffen wurde. Danach kommt ihr in eine Spirale von Vermutungen über ungerechte Behandlung und Willkür. Eine fachkundige Person wird aber in vielen Fällen wohl den Unterschied zwischen den zwei Fällen erkennen und nachvollziehen können. Sie wird dir vielleicht auch erklären können, worin der Unterschied liegt, und wird dir Handlungsoptionen empfehlen können, falls sie wie du doch auch zum Schluss kommen könnte, dass eine Beurteilung nicht vollkommen gerechtfertigt ist. Aus unserer Erfahrung haben viele Lebensmittelunternehmen zu wenig Wissen, um eine Beanstandung richtig interpretieren zu können.

Einstellung zur Lebensmittelkontrolle

Du siehst also, die Wahl der Vogel-Strauss-Taktik ist meist die schlechteste der Handlungsoptionen, die du wählen kannst. Diese solltest du unbedingt vermeiden. Indem du die Besuche der Lebensmittelkontrolle als wertvolle Aussensicht in deinen Betrieb verstehst, helfen dir die Inspektionen und Kontrollen die Qualität deiner Lebensmittel und deine Selbstkontrolle zu verbessern. Mit dieser Einstellung entschärft sich auch manch zwischenmenschlicher Konflikt und der Schrecken vor dem nächsten Besuchen der Lebensmittelkontrolle wird kleiner.